UTC+8 时间 2026 年 6 月 14 日下午二时，社区贡献者组织例会，围绕 AOSCC 2026 会务工作组织讨论。

本期议题

• 注册流程和人数控制方法
• 会场展示印刷品筹备时间线
• 是否设海报交流区
• 讲者人群的指导原则
• 纪念品和周边商品订购及收费方法
• 秩序条例如何展示、会场秩序如何保障
• 是否保留协议酒店
• 讲者时间如何控制，避免超时

注册流程和人数控制方法

• 缓冲人数：讲者的预留名额和其他预留名额分开（40 个预留名额）
  • 预留 5-10% 的名额（约 20 人）
  • 讲者的名额按照议程数量预估（20 人）预留
• 不允许转让名额
  • 会议牌证、批量入场等依然保证实名制（保卫处负责现场实名制核查，原则上保持一般入校流程，不允许出示参会二维码入校）
• 注册确认及候补制度
  • 注册人数达到上限即停止接收新注册，等待已有与会者确认席位
  • 会议开始两周前，需要确认行程，否则不保证席位
  • 会议前两周内，进入候补期，先确认先获得席位
  • 如果全部席位已获确认（如 180 人，包含预留名额），其余未确认的与会者都会被取消名额
• 多注册时段
  • 贡献者封闭期：6 月 21 日 - 6 月 30 日
  • 开放期：7 月 1 日 - 7 月 31 日
  • 补录期：8 月 1 日 - 8 月 8 日（预留一周供保卫处登记）
• 杭电社团方面需要尽快提醒有意向参与现场志愿工作的同学报名

会场展示印刷品筹备时间线

• 须预留 2 周供校方和社区贡献者审阅

是否设海报交流区

• 可以尝试，供项目展示用
  • 提供模板、尺寸规格等
  • 海报内容需保持专业性，不得包含商业宣传内容及有关政治、种族、宗教的观点性内容
  • 校方志愿者勘探确认可以放置的海报数量
• 易拉宝统一通过社区众筹印刷，由现场志愿者负责携带、布置；不得自带宣传品
• 预留 2 周供校方和社区贡献者审阅

讲者人群的指导原则

• 保持一致，仅限一线技术、社团组织人员
• 社团方面确认是否需要校方代表致辞

纪念品和周边商品订购及收费方法

• 原则上可接受第三方平台承担订购（闲鱼）
  • 需要确认手续费等具体规则
  • 确保已付款才下单
• 订购时间线
  • 开放订购期：设计就绪后直接上线
  • 订购截止期：
    • 往期交期较长的周边预留 3-4 周
    • 钥匙扣可以用其他供应商确保交期
    • 其余的提前和供应商交流确认
• 纪念品是否作为“会议的一部分”？
  • 优化流程为主？
  • 加一个小票打印机，会前打包并增加一个与会者对应的塑料标签（也打印，避免写字难看难以辨认）

秩序条例如何展示、会场秩序如何保障

• 秩序条例保持注册系统展示、现场标识和讲解
• 会场秩序问题：从正面支持会务工作，支持校方保卫处工作，并确保志愿者的安全；其他的只能靠临场发挥
  • 志愿者工作需要明确专业性和责任边界，后续培训明确

是否保留协议酒店

• 否，提供建议即可
• 校方志愿者提前踩点确认安全、卫生等条件；社区方面提供指导并确认信息正确性和建设性

讲者时间如何控制，避免超时

• 根据校方审阅需求，要求讲者提前 2 周提供稿件并组织试讲并确认时长需求，确认后可再次调整日程信息
• 第一排有志愿者举牌，讲台上放可用手拍的闹钟（这样有一定幽默感和节目效果，不容易造成焦虑）

下次例会

• 下次会议：UTC+8 时间 2026 年 6 月 28 日下午二时
• 下次会议前需要完成的工作
  • TechCiel：确保 6 月 21 日前上线内部注册功能
  • 白铭骢、Kexy Biscuit：初步确认周边品类范畴和供应商
    • 可能需要联系 LiarOnce 关于使用闲鱼店铺的事宜
  • 白铭骢：初步确认讲者名单并申报给校方
  • Yuki：确认校方支持工作内容及环境情况
    • 社团志愿者名单和大致人数
    • 会场具体地址、空间、网络等情况
    • 周边酒店情况
    • 校方代表是否致辞